المقدمة:
الحمد لله رب العالمين، والصلاة والسلام على المبعوث رحمة للعالمين، سيدنا محمد وعلى آله وأصحابه أجمعين، وبعد:
فإنه يتبادر إلى كثير من الأذهان أن عمادات القبول والتسجيل في مختلف جامعات العالم لا تعمل إلا خلال أيام معدودة من العام، ويغيب عنهم أن عمادات القبول والتسجيل تضطلع بمسؤوليات جسام إضافة إلى قبول الطلاب وتسجيل المقررات لهم. إن عمادات القبول والتسجيل تقوم على تطبيق الأنظمة الأكاديمية ومتابعة سير الطلاب الدراسي ومراجعة خططهم وتخريجهم وإعداد حفلات التخرج لهم وتوفير البيانات الإحصائية عنهم وتوفير قواعد البيانات التي يحتاجون إليها إضافة إلى الخدمات المساندة، وغير ذلك كثير مما لا شك أنه أساس النظام في الحياة الجامعية الأكاديمية.
وعمادة القبول والتسجيل في جامعة السلطان قابوس، هي أحد هذه العمادات التي تضطلع بمسؤولياتها كاملة أمام المجتمع الجامعي بكافة شرائحه، فهي تعمل على تقديم أفضل الخدمات للطلاب والمجتمع وتعمل على تطبيق أنظمة الجامعة الأكاديمية بما يخدم الجامعة وطلابها وبرامجها وهي بذلك تخدم المجتمع الذي منه هؤلاء الطلاب ويعودون إليه. والعمادة إذ تعمل على تطبيق أنظمة الجامعة، فإنها تضع أمام عينيها هدفا أسمى من تخريج الطلاب ومنحهم الدرجات العلمية، ألا وهو الحرص على أن يكون الخريج الذي يحمل اسم الجامعة مؤهلا التأهيل الصحيح متكاتفة في هذا المسعى مع كليات الجامعة ومراكزها المختلفة ليكون حقيقا بالخريج حمل اسم جامعة السلطان قابوس. كما أنها تعمل على العمل بمبادئ الجودة في خدماتها مستنيرة في ذلك من هدي الرسول صلى الله عليه وسلم الذي يقول: "إن الله يحب إذا عمل أحدكم عملا أن يتقنه"؛ وهي بلا شك حين تقوم بذلك أيضا، فإنها تلتمس من التوجيهات السامية لقائد البلاد المفدى يحفظه الله ويرعاه، الطريق الذي يجب سلوكه لخدمة هذا الوطن العزيز.
ويضع هذا الدليل الرؤى العامة والخطط التي تعمل على تحقيقها العمادة والمهام التي تقوم بها بما يخدم الجامعة والوطن العزيز.
والله نسأل التوفيق والسداد،،..
الرؤية والرسالة:
تضع العمادة الرؤية المستقبلية التالية أمام عينيها
"الوصول بالعمادة إلى مصاف عمادات القبول والتسجيل في أعرق جامعات العالم"
ولتحقيق هذه الرؤية فإن العمادة تعمل على إيصال الرسالة التالية
"إن عمادة القبول والتسجيل بجامعة السلطان قابوس من أجل الوصول إلى رؤيتها المستقبلية، ستعمل على تقديم أفضل الخدمات بما يتوافق مع مستجدات العصر ويتواكب مع متطلبات المستقبل مستفيدة من تطبيق التقنيات الحديثة وتبسيط الإجراءات؛ مساهمة بذلك في رفع شأن الجامعة والوطن"
أهداف العمادة:
الهدف العام:
"تقديم أفضل الخدمات وبكافة الطرق للوصول إلى رؤية العمادة المستقبلية وتحقيق رسالتها والحفاظ على منجزاتها لرفع اسم الجامعة والوطن والحفاظ على هذه المكانة".
الأهداف الخاصة:
§ أن تقدم أفضل الخدمات للطلاب وأعضاء الهيئات الأكاديمية والكليات والمراكز والمجتمع.
§ أن تطور جميع الأنظمة العاملة بها لتواكب مستجدات العصر ومتطلبات المستقبل.
§ أن تسهم في تطوير الأنظمة واللوائح الأكاديمية الخاصة بالقبول والتسجيل، والملاحظة الأكاديمية، غيرها.
§ أن تطور الكوادر العاملة فيها بما يحقق الكفاءة المهنية كل في مجال عمله.
§ أن ترتقي بموظفيها ليكونوا مرجعا للخبرة والاستشارة في شؤون القبول والتسجيل والأنظمة الأكاديمية.
§ أن تبني نظاما إعلاميا متكاملا يسهم في نشر الوعي العام بمجالات عمل العمادة.
§ أن تقدم الخبرات والاستشارات في مجالات القبول والتسجيل على المستوى الوطني.
§ أن تفتح قنوات اتصال بينها وبين عمادات أو إدارات القبول والتسجيل داخليا، وخليجيا، وإقليميا، ودوليا.
§ أن تحافظ على كل إنجاز تحققه وأن ترسم من ذلك هدفا أعلى وأسمى للتحقيق.
الهيكل التنظيمي:
عميد القبول والتسجيل
مدير دائرة الاتصــالات والمتابعــة
المــدير الإداري
التنسيــق والمتابعــة
اللجنــة الإدارية
مســاعد العميــد للتسجــيل
مســاعد العميــد للقبــول
مدير دائرة القبول للدراسات الجامعية
مدير دائرة القبول للدراسات العليا
مدير دائرة الجداول والمعلومات الأكاديمية
مدير دائرة التسجيل والسجلات
مدير دائرة نظم معلومات الطلاب
نائب المدير
نائب المدير
نائب المدير للجداول
نائب المدير للتسجيل
نائب المدير
نائب المدير للمعلومات الأكاديمية
نائب المدير للسجلات
مكتب العميد
العميد:تتمحور مهام العميد حول التخطيط والإشراف العام على جوانب العمل المختلفة في العمادة وتمثيلها في المجلس الأكاديمي للجامعة. كما يعنى العميد بالشؤون الإدارية الأساسية للعمادة ومتابعة الموازنة واتخاذ القرارات في شأن تطبيق أنظمة الجامعة الأكاديمية ورفع مقترحات تعيين المساعدين ومديري الدوائر وموظفي العمادة وتحديد الصلاحيات لمساعدي العميد ومديري الدوائر وذوي الصلاحيات الكبرى في الكليات الخاصة بنظام معلومات الطلاب. إن عميد القبول والتسجيل هو أحد الشخصيات الأساسية المحورية في الجامعة بشكل عام وتعود إليه رئاسة العديد من لجان الجامعة المعنية بالبرامج الدراسية والشؤون الأكاديمية.
مساعد العميد للقبول:يشرف مساعد العميد للقبول على دوائر القبول للدراسات الجامعية وللدراسات العليا؛ وتعود إليه المواضيع المتعلقة بالقبول في كافة جوانبها والتي من بينها التنسيق مع مركز القبول الموحد وكليات الجامعة. كما يقوم مساعد العميد للقبول بمهام التنسيق مع مساعدي العمداء في الكليات فيما يخص تحويل الطلاب من برنامج إلى آخر أو توزيع قبول الطلاب وترتيب مقابلاتهم واختباراتهم سواء لبرامج الدراسات الجامعية أو الدراسات العليا؛ كما يحدد الصلاحيات الممنوحة لموظفي القبول والجهات خارج العمادة في نظام معلومات الطلاب فيما يخص شؤون القبول.
مساعد العميد للتسجيل:يشرف مساعد العميد للتسجيل على دوائر التسجيل والسجلات، والجداول والمعلومات الأكاديمية ونظم معلومات الطلاب. كما يقوم مساعد العميد للتسجيل بالتنسيق مع مساعدي العمداء بالكليات حول المواضيع المعنية بشؤون الدوائر التابعة له. ويعنى أيضا بمراجعة الإحصاءات والبيانات الصادرة عن العمادة ويحدد الصلاحيات الممنوحة لموظفي الدوائر التابعة له وجهات الجامعة الأخرى في نظام معلومات الطلاب فيما يخص التسجيل والسجلات والجداول ويرأس بعض اللجان الداخلية المعنية بالتطوير والدراسات.
مدير دائرة الاتصالات المتابعة:يعنى مدير دائرة الاتصالات والمتابعة بالتخطيط والتطوير في مختلف جوانب عمل العمادة وعلى وجه الخصوص الشؤون الإعلامية والتطوير الأكاديمي، بالإضافة إلى تنظيم وإدارة المشاريع ذات السمة المشتركة بين دوائر العمادة المختلفة بما يحقق التكافؤ والوصول بهذه المشاريع إلى التنفيذ المناسب. كما يعنى مدير الاتصالات والمتابعة بشؤون تدريب وبرمجة التطوير لموظفي العمادة بالتنسيق مع المسؤولين في العمادة بمستوياتهم المختلفة وتسند إليه مهام بناء قنوات اتصال مع عمادات وإدارات القبول والتسجيل داخليا وخارجيا.
المدير الإداري: تتمحور مهام المدير الإداري بالعمادة حول تنسيق الشؤون الإدارية والمالية فيما بين العمادة ودوائر الجامعة الأخرى حسب توجيهات العميد، كما يقوم بحفظ سجلات وملفات الموظفين بالعمادة ويقترح التعديلات المناسبة لتنظيم العمل الإداري بالعمادة. كما يعنى بمتابعة ممتلكات الجامعة التي هي بحيازة العمادة ويرفع للعميد تقارير سنوية حول الشؤون الإدارية والمالية.
الوظيفة
الاسم
عميد القبول والتسجيل
د. حيدر بن علي بن رمضان اللواتي
مساعد العميد للقبول
نجوى بنت حمد الحجري
مساعد العميد للتسجيل
د. ديفيد أنتوني كلايتون
مدير دائرة الاتصالات والمتابعة
هلال بن سعيد بن حمد الشيذاني
المدير الإداري
محمد بن عبد الله البحري
منسق
فيجيان تشاكو
منسق
خالد بن ناصر الحراصي
مراسل
ربيع بن مسعود الهنائي
دوائر العمادة:
دائرة القبول للدراسات الجامعية: تختص دائرة القبول للدراسات الجامعية بقبول الطلاب في برامج الدراسات الجامعية المختلفة وذلك بالتنسيق مع مركز القبول الموحد طبقا للوائح والأنظمة والشروط المحددة من قبل الكليات، كما تعنى بقبول الطلاب في برامج الدبلومات المتخصصة حسب ما تقرره الجامعة. كما تختص الدائرة بقبول الطلاب المحولين من مؤسسات علمية أخرى، وبتحويل الطلاب بين برامج الجامعة المختلفة حسب الشروط والأنظمة المحددة لذلك.
دائرة القبول للدراسات العليا:تهتم دائرة القبول للدراسات العليا بتنظيم عمليات قبول الطلاب في برامج الدراسات العليا بدأ من قبول الطلبات وتدقيقها ومراجعتها لتتوافق مع شروط القبول في البرامج المتقدم إليها الطالب وتنسيق إجراء الاختبارات اللازمة للمتقدمين ورفع قوائم المقبولين للاعتماد. كما تعنى بإعداد التقارير الخاصة بطلاب الدراسات العليا أو الكليات في مجالات اختصاصها. وأخيرا وليس آخرا، متابعة سير الطلاب الدراسي مع مكتب نائب رئيس الجامع ة للدراسات العليا والبحث العلمي من خلال القنوات المحددة قانونا.الوظيفة
الاسم
مدير الدائرة
أحمد بن حسن البحراني
نائب مدير الدائرة
سالم بن محفوظ الريامي
الموظفون
إيمان بنت أحمد الزدجالي
نجاح بنت محفوظ الهدابي
أحمد بن عبد الله المحاربي
الوظيفة
الاسم
مدير الدائرة
محسن بن خليفة الهنائي
نائب مدير الدائرة
خميس بن سليمان العبري
الموظفون
فتحية بنت خلفان الرحبي
علي بن مسلم كشوب
دائرة التسجيل والسجلات:تعتبر دائرة التسجيل والسجلات أكبر دوائر العمادة وأكثر أقسامها ازدحاماً في جدول أعمالها، وتضطلع دائرة التسجيل والسجلات بالكثير من المهام الرئيسية وعلى مدار العام من بينها:
-تسجيل مقررات الطلاب وتنظيم آلية التسجيل عن طريق الانترنت.
-القيام بأعمال الحذف والإضافة.
-القيام بأعمال إدخال درجات الطلاب واعتمادها والإشراف على تنظيم الإجراءات المتعلقة بها.
-مراجعة خطط الطلاب الأكاديمية وتدقيقها للتأكد من استحقاق الطلاب للتخرج بالتنسيق مع كليات الجامعة.
-متابعة تطبيق نظام الملاحظة الأكاديمية.
-تأجيل الدراسة.
-إصدار إفادات التخرج ورسائل الأوضاع الأكاديمية للطلاب.
-حفظ سجلات الطلاب.
-اقتراح مشاريع وخطط التطوير في مجالات التسجيل والسجلات وشؤون الخريجين.
الوظيفة
الاسم
مديرة الدائرة
هيفاء بنت عوض الشنفري
نائبة المدير للتسجيل
مريم بنت علي الصبحي
نائب المدير للسجلات
عبد الرحمن بن ثاني الهنائي
الموظفون
سلوى بنت ناصر الطائي
أمل بنت يونس المعيني
موزة بنت ناصر الزكواني
هيثم بن علي النحوي
أنور بن زايد الهنائي
عبد الله بن ناصر الشريقي
ناصر بن محمد الزكواني
أشرف بن خلفان العامري
دائرة الجداول والمعلومات الأكاديمية:تتمركز مهام عمل دائرة الجداول والمعلومات الأكاديمية على جدولة جميع المقررات الدراسية بالجامعة وجدولة الامتحانات النهائية. كما تقوم الدائرة بأعمال إدخال وتحديث بيانات المقررات والخطط الدراسية إلى نظام معلومات الطلاب بما يسهل عمل دوائر العمادة الأخرى التي ترتكز على المعلومات الأكاديمية. وتقوم أيضا بإعداد التقارير والمشاركة في الدراسات حول الغرف الدراسية والسعة الاستيعابية لمباني الجامعة التدريسية.
الوظيفة
الاسم
مدير الدائرة
حافظ بن حمود الجفيلي
خبير الجداول والمعلومات الأكاديمية
جاد فؤاد بهنان
نائب المدير للجداول بالوكالة
أسماء بنت محمد البوسعيدي
نائب المدير للمعلومات الأكاديمية
انتصار بنت إبراهيم البوسعيدي
الموظفون
مياء بنت سيف الحارثي
أحمد بن ناصر الكندي
دائرة نظم معلومات الطلاب:تقوم دائرة نظم معلومات الطلاب بتصميم وتطوير والإشراف على موقع العمادة الإلكتروني. كما تعنى بإصدار البطاقات الجامعية للطلاب والبيانات والإحصائيات الأكاديمية المعنية بالطلاب وتقدم الدعم الفني لموظفي العمادة وللأجهزة المستخدمة فيها. كما تقوم الدائرة يضا بالعمل كحلقة وصل بين الطلاببالعمل كحلقة وصل بين العمادة وبين مستخدمي نظام معلومات الطلاب من طلاب وأعضاء هيئات التدريس والمراكز وتوفير الخدمة لهم عن طريق الإنترنت.
الوظيفة
الاسم
مدير الدائرة
برت هول
نائب المدير
زايد بن سعيد الشكيلي
إحصائية
فوزية بنت خلفان البرطماني
المشاركات والأنشطة:
تشارك العمادة في العديد من المجالس واللجان سواء على مستوى الجامعة أو خارجها والتي من بينها:
-المجلس الأكاديمي للجامعة.
-المنظمة العربية للمسؤولين عن القبول والتسجيل في الدول العربية.
-لجنة عمداء القبول والتسجيل لجامعات دول مجلس التعاون لدول الخليج العربية
-اللجنة الإدارية لمركز القبول الموحد.
-لجنة التظلمات بمركز القبول الموحد.
-لجنة التظلمات بالجامعة.
-اللجنة الدائمة للإحصاء بسلطنة عمان.
-اللجنة الفنية لدراسة معايير الاعتماد في سلطنة عمان – مجلس الاعتماد.
-لجنة السياسات الأكاديمية والمناهج بالجامعة
الخاتمة:
إن عمادة القبول والتسجيل في جامعة السلطان قابوس هي إحدى أهم الوحدات العاملة والتي تجمع بين العمل الأكاديمي من خلال تطبيق الأنظمة الأكاديمية والتعامل معها وبين العمل الفني من خلال الخدمات التي تقدمها والآليات التي توجدها لخدمة مختلف فئات الجامعة وبين العمل الإداري الذي تقوم به لإنجاز أعمالها ومتابعة تطورها.
ولقد تعرض هذا الدليل في نبذة مختصرة لرسالة العمادة ورؤيتها المستقبلية وأهدافها وهيكلتها إضافة إلى مهام كل جزء منها المتمثل في دوائرها الست التي تعمل معا وجنبا إلى جنب تحت إدارة العمادة التي تستقي التوجيهات في مسارها من رئاسة الجامعة التي ما انفكت تدعم عمل العمادة وتساندها في كل ما هو من شأنه رفع كفاءتها وتحسين خدماتها.
وختاما، فإن هذا الدليل ما هو إلا لبنة أولى في سبيل منهج واضح وطريق متسم بالعمل والجهد نحو خروج إعلام أكاديمي موجه يرسم الشفافية في عمل عمادة القبول والتسجيل ويوصل الرسالة إلى مبتغاها.
والله ولي التوفيق،،...
رد مع اقتباس
المشاركة الأصلية كتبت بواسطة زهور
